Чек-лист ідеального івенту

Будь-який план хороший до початку битви. Та спланувати захід не завжди легко. Існує багато різних нюансів, про які можна забути і зіпсувати майбутнє свято. Уявімо, що ви захотіли провести захід. Про що потрібно пам'ятати на самому початку? Для початку, потрібно розуміти, які функції притаманні івентам. Якщо немає хоча б однієї складової, організація просто не має сенсу, тому що:

  1. івент створює емоцію;
  2. івент розповідає історію;
  3. івент надає новий досвід.

Після виникнення ідеї організації події потрібно подумати про його концепцію. Концепція — це можливість побачити подію з висоти. Концепція відповідає на питання: що ми розповідаємо, з якою емоцією і який досвід ми надаємо гостям. Вона повинна бути зрозуміла відвідувачам, а історія з точки зору основного повідомлення заходу — легко зчитувана. Подумайте, чи відповідає цим критеріям ваша концепція.

Ви вирішили, що буде захід, і вже приблизно знаєте, який. Які завдання стоять перед івентором?

З моменту узгодження концепції події у івентора формуються задачі двох типів: організаційні та творчі.

Організаційні задачі націлені на своєчасне (згідно тайм-плану), ефективне (згідно з бюджетом) та якісне (відповідно до стандартів) здійснення концептуального задуму в 12-ти пунктах-складових, про які йтиметься далі. Кожна деталь повинна бути виконана в строк за адекватну вартість і принести замовникові задоволення, не порушуючи стандарти. Так, накидати приблизний бюджет і дедлайни краще заздалегідь. Безумовно, в процесі підготовки багато буде змінюватися, але у вас вже буде точка, з якою ви зможете порівнювати свої зміни.

Творчі задачі націлені на донесення смислових складових заходу, його темпоритму і залучення гостей. Часто виконання цих завдань відбувається паралельно, і є точки, в яких вони потребують перегляду. Наприклад, івент у концепції «футуризм» покликаний донести гостям сучасність компанії замовника, а у підрядників в наявності стільці тільки в класичній стилістиці. І в цей час приймається рішення, в якому напрямку діяти: або продовжувати шукати футуристичні стільці (організаційна задача), або спробувати задекорувати наявні (творча задача).

Основні складові заходу

Захід складається з 12-ти блоків, які можна використовувати вибірково, в залежності від ситуації і виду івенту;

  1. концепція;
  2. локація;
  3. логістика;
  4. технічне забезпечення;
  5. кейтеринг / харчування;
  6. персонал;
  7. шоу програма;
  8. WOW-елементи, активності й розваги;
  9. брендинг;
  10. декорування;
  11. продакшн / сувенірна продукція;
  12. фото-, відеозабезпечення.

Локація повинна бути зручною для роботи, а її вартість — влаштовувати всіх учасників створення івенту. Декор формує атмосферу: фотозони, елементи на столи, сценічні декорації, костюми. Брендинг створює комунікацію: запрошення, навігація, брендвол, екран сцени. Подумайте про те, що потрібно саме вам для максимального ефекту. До речі, про WOW-ефект: це те, через що ваш захід будуть пам'ятати ще довго. Його можна додати в intro, outro або ж кульмінацію. Будьте з ним обережні!

Етапи підготовки до івенту

Після узгодження концепції починається процес реалізації івенту: він не обов'язково повинен складатися з усіх перерахованих вище пунктів. Формально івент можна побудувати з наступних етапів:

  1. Розбиваємо проект на завдання.
  2. Призначаємо відповідальних.
  3. Обмежуємо рамки відповідальності часом і ресурсами.
  4. Моніторимо проміжний результат.
  5. Проводимо back-up-збори (визначення тих областей, в яких ідея або план особливо уразливі).
  6. Реалізовуємо подію.
  7. Відпрацьовуємо помилки.

Великий хороший івент без команди не зробиш. Хто в ній повинен бути?

Базова команда управління проектом формується з проектного менеджера та менеджера реалізації. У різні етапи проекту до них додаються необхідні структурні організатори: креативний директор, арт-директор, технічний директор, продакшн-директор, режисер, сценарист, а також вузькі фахівці або підрядники.

Дії напередодні заходу

У нашому агентстві існує практика проведення бек-ап-мітингів, де ми опрацьовуємо можливі ризики заходу і вирішуємо, як їх уникнути. Додатково на монтажно-репетиційний період у нас розроблений чек-лист, що складається з величезного кількості пунктів, які необхідно перевірити.

Якщо говорити коротко: напередодні заходу потрібно переглянути можливі ризики і сценарії, як їх уникнути, а також перевірити важливі складові організації. Зробити одному це не в силах: дайте кожному з членів команди завдання перевірити свою зону відповідальності.

Захід, до якого готувалися, зіпсувати складно. У будь-якому випадку помилки будуть: не бійтеся на них вчитися!

Чек-лист ідеального заходу

Тут досить детально прописані всі моменти, тому раджу скачати на майбутнє.

Керуючий партнер івент-агентства Ant @ Hill Олексій Куліков.